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業務マニュアルを作成して業務改善へつなげよう!

業務マニュアルを作成して業務改善へつなげよう! 11通目

 

仕事の内容や手順を説明する業務マニュアルですが、業務の標準化や業務改善を目指して、自分や組織の仕事を見直してみましょう。マニュアルがない、またはわかりにくい、といった悩みを抱える中小企業経営者や担当者必見です。

 

◆業務マニュアルとは
業務マニュアルとは、仕事の内容や手順を説明するもので、これを見れば誰でも同じ作業ができ、同じ結果が得られることが理想です。業務が属人化している、担当者が退職して業務が引き継がれない、といった問題を解決します。仕事の内容がマニュアル化されていれば、業務内容が共有化され、正確で効率的な作業ができます。

 

◆業務を標準化しよう
ある業務が特定の人しかやり方がわからない状態になることを属人化と呼びますが、属人化することで、その担当者がいなくなると業務効率が低下するリスクがあります。それに対して、誰でも業務ができる状態にすることが「標準化」と呼ばれます。業務を標準化するための方法として、マニュアル作成が適しています。

 

◆業務マニュアルを作るメリット
業務マニュアルがあると、誰でもその業務を担当することができます。マニュアル作成するために業務の洗い出しを行うことで、業務が「見える化」し、業務改善につながっていきます。
業務マニュアルのメリット
・誰でも同じ業務ができ、質に差が無くなる
・業務のノウハウを社内で共有できる
・作業手順が明確で、効率が上がる
・業務が見える化し、問題点や改善点がわかる

 

◆どのようなマニュアルを作るか
せっかく作るのですから、誰もがわかりやすいものを作る必要があります。
業務の流れ(フロー)を作成し、いろいろな人に目を通してもらいます。一人の視点ではなく、その業務に携わる人はもちろん、その業務を知らない人の目線でも確認してもらうことで、初めての人でも業務に取り組めるようなわかりやすいマニュアルになります。

 

◆マニュアルを常に更新する
一度作ったマニュアルは、作りっぱなしではなく、常にアップデートする必要があります。実際に運用してみると、問題点が発見されたり、足りなかった部分がわかったりします。それを常に書き換えていくこと、状況が変わったのに情報が古いと、マニュアルとしての意味がありません。そのうちにマニュアルが使われなくなってしまい、マニュアルを作った労力が無駄になってしまいます。

 

◆マニュアルを作る際のポイント
マニュアルを作る際は、業務の範囲を広げすぎないことです。ボリュームが大きいと、作成にたくさんの時間と労力がかかります。読む側にとっても負担が大きくなります。
作成する手順として、まずは構成案を考え、作業内容を時系列で作業手順に並べていくと解りやすくなります。
デザインはシンプルな方が読みやすくなります。文字が多いと読み手は疲れてしまいますので、図や写真を多用して視覚で理解できるようにしましょう。

 

◆まとめ
・業務マニュアルとは、誰が作業しても同じ結果を出すための手順書。属人化を避け、業務を効率化させる。
・業務マニュアルがあると、業務が見える化し、問題点が把握でき、業務改善にもつながる。
・誰が見てもわかりやすい業務マニュアルにして、常に更新すること。
・業務範囲を広げすぎず、シンプルで図や写真を多用したマニュアルにすることで、読み手に負担をかけないものになる。