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インターネットFAXでリモート快適?大人気サービス徹底比較

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★まだやってないの?出勤削減に役立つインターネットFAX

 

「インターネットFAX」というサービスを聞いたことはありますか?

 

今、頭に「?」が浮かんだ方がいるはずです。

 

知らない人からしてみるとよく分からないこのサービスが、泣く泣く出社しなくてはいけない状況を変えるかもしれません。

 

新型コロナウイルス対策として、在宅勤務をしようという動きが高まっています。でも、期待するほど進まないのは、会社に行かなくてはいけない理由があるからですよね。

 

もし、「会社に発注書がファックスで届いているかもしれないから。会社でファックスを送らないといけないから」という理由なら、今すぐインターネットFAXを取り入れましょう。

 

この記事では「インターネットFAXを初めて知った」という人へ、次の3点に絞ってご紹介します。ついこの間までインターネットFAXを知らなかった筆者だからこそ、分かりやすくお伝えできるのではないでしょうか。

 

・インターネットFAXとは?
・インターネットFAXのメリット・デメリット
・E-mailではなく、あえてファックスが必要な理由

 

 

◆インターネットFAXとは?
固定電話の電話回線を使わずに、インターネット回線を使ってファックスを送ったり、受け取ったりできるサービスです。
インターネットFAXのサービスを提供している会社に申し込んで、使えるようにします。

 

インターネットFAXを使うと、パソコンやスマートフォンでファックスの送受信ができるようになります。

 

相手がインターネットFAXを導入しているかどうかに関わらず、昔ながらのファックス機能付き電話機やコピー機の場合でも、同じように自分のパソコンやスマートフォンを使って送受信できてしまうのです。

 

ファックスを送るには、ワードやエクセルなどのデータを加工することなくそのままメールに添付して発信するか、サービス利用者用のウェブ管理画面から送ります。受信するデータは、PDFなどのデジタルデータに自動的に変換されます。

 

 

◆インターネットFAXのセキュリティは大丈夫?
インターネットFAXで送受信されるデータは、すべて暗号化されるため、情報漏洩のリスクは非常に低いとされています。

 

むしろセキュリティ面で心配なのは、送付先を間違える人的ミスです。

 

同姓同名の別の人、相手先の番号が違っていた、クリック時に手元がブレて別の人を宛先に加えていたなど、ヒヤッとするような場面は誰しも経験があるのではないでしょうか。
インターネットFAXでも送り先の登録機能はあるので、正確な情報入力と定期的な内容確認で、うっかりミスを防ぎたいところです。

 

 

◆インターネットFAXのメリット・デメリット
メリット・デメリットを次のようにまとめてみました。

 

○メリット
・場所を選ばずファックスを送れる・受け取れる
新型コロナウイルス対策として最も魅力的なのは「場所を選ばない」という点です。どこにいても、パソコンやスマートフォンから手軽に送受信できるので、会社に行く必要はありません。

 

・接触感染を防ぐ
不特定多数の人が触るエレベーターのボタンで感染しないよう、注意を呼びかける記事を見ますが、FAX機でも同じことが言えますよね。接触感染を防ぐという点でも、インターネットFAXは有効です。

 

・経費削減
インターネット回線を使うので、通信費が安くなります。電話回線を使うと、送信先が遠方になるほど料金が高くなりますが、インターネット回線ならその心配はありません。

 

電話回線の月額使用料を見てみます。
条件により変わってきますが基本料金1,450〜2,500円プラス通話料(8.5円/3分〜40円/45秒)となります。

 

インターネットFAXの料金事例としてeFaxという会社を見てみましょう。
初期費用1,000円、月額使用料1,500円、送受信はそれぞれ150分まで無料(151分以降は10円/60秒)となります。

 

この場合、とりわけ遠方の送信先があるならば、インターネットFAXの方が確実にお得です。また、FAX機がいらないので、機器本体やインク、用紙にかかる費用がなくなります。

 

・時短につながる
E-mailと同じく、一度にたくさんの宛先へ簡単に発信できます。時間短縮に役立ちますね。

 

・発信先の登録ミス削減につながる
発信先の確認は自分のパソコンで落ち着いてできるので、FAX機の前で立ちながら作業することがなくなります。後ろに控える人の目を気にして、焦ってミスすることもありません。

 

・同じ番号を使い続けられる
電話回線を使ってファックスを送る場合、引っ越しをすると新しい番号へ変えざるを得ません。でもインターネットFAXなら、引っ越しをしても番号はそのままです。誤って、別のところに大切な書類が届くような事態を防げますね。

 

○デメリット
・インターネット環境が必要
当たり前ですが、インターネットFAXを使うにはインターネット環境が必要です。ない場合は、プロバイダとの契約や、場合によっては工事が必要になってきます。

 

・紙の書類を送る時はスキャナーが必要
インターネットFAXを使うなら、紙の書類はスキャンをして電子データに変える必要があります。スキャナーがない場合、新たに購入しなくてはなりません。

 

 

◆E-mailではなく、あえてファックスが必要な理由
ここまでインターネットFAXのことをみてきて、「え?E-mailとやってることは同じじゃない?わざわざファクスにしなくてもいいんじゃない?」と思った人がいるのではないでしょうか。

 

筆者もそうです。仕事や生活の中でファックスを使うことがなくなり、その良さがいまいちピンと来ませんでした。

 

では、あえてファックスが必要な理由とは何でしょうか?
それは、根強く残っている昔ながらのファックス文化です。

 

企業や個人商店では、まだまだ受発注の際にファックスを使うところが数多くあります。
大事な取り引き先から「じゃぁ、ファックスしておいてください」と言われる場面を想像したら、FAXが必要だと考えるのも無理はありません。

 

また、自営業を営んでいる実家でファックスが大活躍しているように、比較的年配の方たちの間でファックス優勢な状況がうかがえます。そんな方たちを対象に、安価な営業の一手段として「FAXチラシ」、「FAXDM(ダイレクトメッセージ)」なるものもあるようです。

 

幅広い層を対象に事業をするなら、「E-mailで済ませられるけど、ファックスもできるようにしておこう」と考えるのは自然な流れですよね。起業をするときに「固定電話はいらないけどファックスはできるようにしておきたい」という人もいるほどです。

 

 

◆さいごに
新型コロナウイルスが終息したとき、世の中は在宅勤務が主流になっているかもしれません。毎日通勤することは、これまでは当たり前だったけれど、「時代遅れ」の社会になるのです。今だけでなく、将来に備えるうえでもインターネットFAXを導入する価値があると思いませんか?

 

(2,804文字。見出し、小見出しを除く)