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ネットfaxにデメリット?営業効率改善失敗の原因とは

〈受信したfaxをメールで手間なく転送する方法とは? 1通目〉

 

受信したfaxを急ぎで取引先や社内の関連部署に転送したい時には、インターネットFAXサービスがおすすめです。インターネットFAXサービスを利用すれば、 FAX機がない外出先でもメールでfaxを送受信でき、faxの転送もメールで手間なくできます。

 

・インターネットFAXと従来のFAXは何が違うのか?
・faxの転送の際にデメリットはあるのか?
・インターネットFAXなら外出先でもfaxの転送が可能

 

受信したfaxを手間なく確実に転送できるインターネットFAXサービスについて、これから詳しくご説明致します。

 

 

◆インターネットFAXとは?従来のFAXとの比較

 

インターネットFAXは、インターネット回線を利用してfaxの送受信を行うサービスで、相手から送信されて来たfaxの内容は、PDF形式の添付ファイルで受信できます。

 

一方、電話回線を利用して送受信を行う従来のFAXでは、受信したfaxは紙のデータですので、電子データ化はされていません。

 

そのため、従来のFAXをメールで転送するためには、スキャンなどの方法で電子データ化してから転送する必要があり、手間も時間もかかってしまいます。

 

けれども、インターネットFAXでは、受信したPDF形式の添付ファイルをメール送信すれば、受信したfaxをすぐに取引先や社内の連絡部署に転送できますので、なかなか連絡が取れずに無駄な時間を費やしてしまうのを防げるのです。

 

 

◆受信したfaxをメールで転送する際に感じる不安とは?

 

受信したfaxを電子メールで転送するだけであれば、外出先からでも手間なくメールの転送ができますが、電子メールでの転送の際に情報漏洩の恐れがあるのではないかと不安を感じる方もいらっしゃるかと思います。

 

確かに、メールの誤送信やウイルスなどが原因で情報漏洩につながるデメリットはありますが、従来のFAXの場合でも、転送する際の誤送信による情報漏洩は起こりうることです。

 

さらに、受信したfaxを、担当者に渡し忘れて長時間トレーに放置しておくことによっても、情報が漏洩し、悪用されるリスクがあります。

 

一方、インターネットFAXでは、利用する際に申し込みが必要で、IDやパスワードが分からなければ利用することができません。

 

また、受信したfaxも、決められた管理者や担当者宛に直接メールで届くようになっていますので、転送する際の誤送信も減らせて従来のFAXより安心です。

 

 

◆送信の確認メールが届く、インターネットFAXサービス

 

従来のFAXでは、faxを転送した時や送信した時、送信が成功していなければ、送信できませんでしたというエラーメッセージがディスプレイに表示されるとともに、エラー音が鳴ります。

 

一方、インターネットFAXでは、faxの転送や送信を行う際に従来のFAXのように原稿送りされないので、相手に正常に送信できているのか分かりづらいのがデメリットになっています。

 

では、インターネットFAXでは、どのような方法で送信完了の確認を行うのでしょうか?

 

インターネットFAXを提供するeFAXでは、送信したメールが無事相手方に届いた時には、送信完了を知らせる確認メールが自分のメールアドレス宛に届くようになっています。

 

faxの転送や送信をした時、faxの到着を確認するために相手に電話することもありますが、確認メールで送信完了の通知が受け取れるeFAX のサービスがあれば、確認の電話も必要最小限にでき、ビジネスの効率化につながります。

 

 

◆FAX機がない外出先でもfaxの確認や転送が可能

 

インターネットFAXには、

 

・FAX機がない外出先でもfaxを送受信できる
・受信したfaxを簡単にメールで転送できる
・受信したfaxは決められた担当者に直接メールで届く

 

といった利点がありますが、送信完了を知らせる確認メールが受け取れるeFAXのインターネットFAXは、faxが届いたか相手に確認する電話を必要最低限にできますので特におすすめです。